El asistente de Procedimientos Internos permite a tu equipo hacer preguntas sobre las políticas, procedimientos y procedimientos operativos estándar de tu empresa en lenguaje natural. Las respuestas se generan a partir de los documentos que subes en Mapal OS, lo que permite a los empleados acceder de forma inmediata a la información que necesitan sin tener que buscar entre archivos manualmente. Para utilizar esta función, tu operador debe disponer de un bundle activo que incluya Procedimientos Internos, con los usuarios correspondientes asignados.
Empieza desde: el panel de Configuration en Mapal OS.
- Accede a Documentación.
Prepara tus documentos
- Identifica los documentos internos a los que quieres que los empleados puedan acceder, como manuales de empresa, políticas de RRHH y procedimientos operativos.
- Convierte los documentos que no estén ya en formato PDF.
- Confirma que cada PDF tiene texto seleccionable antes de subirlo.
Nota: El asistente no puede leer PDFs escaneados o que solo contienen imágenes. Para comprobar si un PDF es legible, intenta seleccionar y copiar texto. Si no puedes seleccionarlo, el documento debe convertirse o recrearse como PDF con texto seleccionable.
Sube y configura tus documentos
Para obtener instrucciones completas sobre cómo subir documentos, asignar acceso por unidad de negocio, grupo de categorías y departamento, y activar la indexación de IA, consulta Gestionar la documentación de la empresa en Mapal OS.
Nota: El asistente admite un máximo de 100 documentos indexados por operador. Prioriza los documentos que se usan con más frecuencia y combina documentos relacionados en un único PDF cuando sea posible.
Prueba antes de lanzar
Antes de poner el asistente a disposición de tu equipo, pruébalo tú mismo. Haz preguntas que tus empleados puedan hacer, prueba diferentes formulaciones de la misma pregunta y verifica que las respuestas son precisas y hacen referencia a los documentos correctos.
Ejemplos de preguntas que puedes hacer:
- «¿Cuál es la política de código de vestimenta?»
- «¿Cómo solicito días libres?»
- «¿Cuáles son los procedimientos para notificar un incidente laboral?»
- «¿Con quién me pongo en contacto para recibir soporte informático?»
- «¿Cuáles son los procedimientos de apertura y cierre?»
Prueba también preguntas sobre temas que no estén cubiertos en tus documentos para confirmar que el asistente responde correctamente cuando la información no está disponible.
Nota: El asistente solo conoce lo que figura en tus documentos cargados. No generará información que no esté presente en los archivos fuente.
Lanza el asistente a tu equipo
Un enfoque por fases reduce el riesgo y permite detectar problemas con antelación.
- Fase 1 - Prueba con un pequeño grupo de administradores.
- Fase 2 - Amplía a managers o un grupo piloto durante una o dos semanas.
- Fase 3 - Una vez que el piloto sea satisfactorio, despliega a todos los empleados.
Cuando comuniques el lanzamiento, informa a tu equipo de para qué puede ayudarles el asistente, cómo acceder a él en Mapal One, que responde únicamente a partir de los documentos cargados, y con quién contactar si encuentran un problema o una respuesta incorrecta.
Limitaciones actuales
| Limitación | Solución |
|---|---|
| Solo formato PDF | Convierte archivos de Word, Excel u otros formatos a PDF antes de subirlos |
| Máximo de 100 documentos indexados por operador | Prioriza los documentos más utilizados; combina documentos relacionados en un único PDF cuando sea posible |
| PDFs escaneados o solo con imágenes no admitidos | Recrea los documentos como PDFs con texto seleccionable o utiliza una herramienta de OCR para convertirlos |
| Sin estado de indexación en tiempo real | Espera cinco minutos tras la carga; si el problema persiste, elimina el documento y vuelve a subirlo |
| Los documentos deben cargarse manualmente | Actualmente no hay integración con fuentes externas; reserva tiempo para el flujo de carga manual |
Para más información sobre cómo tu equipo puede acceder al asistente, consulta Acceder al Asistente de IA de Mapal.
Originally published at https://help.mapal-os.com/es/ia-en-mapal/funciones-de-ia-especificas-del-producto/configurar-el-asistente-de-procedimientos-internos-para-tu-equipo/
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