Configurer les règles de validation des incidents d'absentéisme

Les règles de validation vous permettent de contrôler quels incidents d'absentéisme les employés peuvent créer et dans quelles conditions, comme les limites de fréquence, la documentation obligatoire, les jours autorisés et l'ancienneté minimale.

Comment fonctionnent les règles de validation

Le système effectue des vérifications de validation à trois moments lors de la création ou de la modification d'un incident : lorsque vous sélectionnez le type d'incident, lorsque vous choisissez les dates de début et de fin, et lorsque vous tentez d'enregistrer l'incident. Les règles sont configurées par type d'incident et peuvent prendre en compte le profil de l'employé, la catégorie et le genre. Lorsqu'une règle n'est pas respectée, le système bloque l'enregistrement et affiche un message expliquant le motif.

Contactez votre Customer Success Manager pour activer ou ajuster les règles décrites ci-dessous.

Règles de validation

Les règles suivantes peuvent être activées et configurées individuellement pour chaque type d'incident.

Règle 1 : Limiter les incidents du même type sur une période

Empêche les employés de dépasser un nombre maximum d'incidents du même type dans une fenêtre de temps configurée.

Ce que vous configurez :

• Maximum autorisé (n) : le nombre d'incidents autorisés.
• Période : la fenêtre dans laquelle la limite s'applique (par exemple, 30 jours).

Exemple : « Congé personnel » est limité à un maximum de 1 tous les 90 jours.

Règle 2 : Jours de la semaine autorisés

Restreint les jours de la semaine qui peuvent être sélectionnés lors du choix des dates de l'incident.

Ce que vous configurez :

• Jours autorisés : sélectionnez parmi lun, mar, mer, jeu, ven, sam, dim.

Exemple : « Formation » ne peut être demandée que du lundi au vendredi.

Règle 3 : Restrictions d'incidents consécutifs (compatibilité)

Contrôle si un nouvel incident peut être créé immédiatement avant ou après l'incident le plus récent de l'employé, en fonction de la compatibilité entre les types d'incidents.

Ce que vous configurez :

• Règles de compatibilité entre types : définissez chaque paire comme autorisée ou non autorisée.

Exemple : « Congé » n'est pas autorisé immédiatement après « Arrêt maladie type X ».

Règle 4 : Incident obligatoirement consécutif à un repos

Exige qu'un incident ne puisse être créé qu'immédiatement avant ou après une période de repos, sans jours intermédiaires.

Ce que vous configurez :

• Nécessite un repos consécutif : marquez le type d'incident comme nécessitant un repos adjacent.
• Direction autorisée : avant, après ou les deux.

Exemple : « Absence spéciale » ne peut être créée qu'à côté d'un repos.

Règle 5 : Jours minimum et/ou maximum par incident

Valide que la plage de dates sélectionnée respecte le nombre minimum et maximum de jours configuré.

Ce que vous configurez :

• Jours minimum.
• Jours maximum.

Exemple : « Congé déménagement » nécessite un minimum de 1 jour et un maximum de 2 jours.

Règle 6 : Document obligatoire (pièce jointe)

Exige que vous téléchargiez au moins un document avant d'enregistrer l'incident.

Ce que vous configurez :

• Pièce jointe requise : Oui ou Non.

Exemple : « Arrêt maladie » nécessite un justificatif médical en pièce jointe.

Règle 7 : Code obligatoire avec modèle

Exige que vous saisissiez un code suivant un format spécifique (modèle regex).

Ce que vous configurez :

• Code obligatoire : activer ou désactiver.
• Modèle autorisé (regex) : définissez le format requis.

Exemple : Un code tel que « rt897654 » doit suivre le modèle : 2 lettres + 6 chiffres.

Règle 8 : Restriction par ancienneté minimale

Empêche la création de l'incident si l'employé ne remplit pas une condition d'ancienneté minimale, calculée à partir de la date de début de sa période d'emploi la plus récente.

Ce que vous configurez :

• Ancienneté minimale : valeur en jours ou en mois.
• Source de la date : début de la période d'emploi la plus récente de l'employé.

Remarque : Cette règle ne restreint pas les dates sélectionnables dans le calendrier. Elle bloque entièrement la création de l'incident si la condition d'ancienneté n'est pas remplie.

Exemple : « Congé type X » n'est disponible que pour les employés ayant au moins 90 jours d'ancienneté.

Règle 9 : Restriction par genre

Filtre le menu déroulant des types d'incidents pour que les employés ne voient que les types applicables à leur genre, ainsi que les types non restreints par genre.

Ce que vous configurez :

• Genre(s) applicable(s) par type d'incident.

Exemple : « Congé maternité » n'est disponible que pour le genre A ; « Congé paternité » uniquement pour le genre B ; « Congé » est disponible pour tous.

Règle 10 : Bloquer la création les jours fériés

Valide si les dates sélectionnées correspondent à des jours fériés configurés et bloque l'incident le cas échéant.

Ce que vous configurez :

• Calendrier des jours fériés : par pays, région ou site.
• Méthode de validation : dates de début/fin uniquement, ou tout jour compris dans la plage.

Exemple : Les incidents d'absentéisme ne peuvent pas être enregistrés les jours fériés nationaux ou régionaux.

Règle 11 : Restriction par valeur d'un champ de l'employé

Autorise la création de l'incident uniquement pendant une période correspondant à un champ spécifique du profil de l'employé.

Ce que vous configurez :

• Champ du dossier de l'employé à utiliser (par exemple, date de naissance).
• Condition (par exemple, « même mois »).
• Type d'incident concerné (par exemple, « Jour d'anniversaire »).

Exemple : « Jour d'anniversaire » ne peut être créé que pendant le mois d'anniversaire de l'employé.

Règle 12 : Limiter la sélection à une plage de dates spécifique

Limite les dates disponibles à une plage configurée.

Ce que vous configurez :

• Date minimale autorisée.
• Date maximale autorisée.

Exemple : « Campagne Noël » ne peut être sélectionnée qu'entre le 1er et le 31 décembre.

Règle 13 : Limiter les incidents du même type par mois civil

Valide le nombre d'incidents du même type existants sur un mois civil donné (janvier, février, etc.) et bloque la création si la limite est dépassée.

Ce que vous configurez :

• Maximum mensuel : le nombre d'incidents autorisés par mois civil.

Le mois civil est toujours basé sur le calendrier standard.

Exemple : « Congé personnel » est limité à un maximum de 1 par mois.

Règle 14 : Incidents par catégorie de l'employé

Filtre le menu déroulant des types d'incidents pour n'afficher que les types associés à la catégorie de l'employé sélectionné.

Ce que vous configurez :

• Catégories disponibles (par exemple, Opérateur, Superviseur, Manager).
• Catégories autorisées par type d'incident : définissez quelles catégories peuvent utiliser chaque type d'incident.

Exemple : Certains types d'incidents ne sont disponibles que pour les employés de la catégorie « Opérateur » ou « Superviseur ».

Comment la validation est appliquée

Le système effectue des vérifications de validation à trois moments lors de la création ou de la modification d'un incident :

• Sélectionnez le type d'incident.
• Choisissez les dates de début et de fin.
• Lorsque vous tentez d'enregistrer l'incident, si une règle n'est pas respectée, le système bloque l'enregistrement et affiche un message indiquant le motif.

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